Como posso vincular produtos e serviços a uma organização no Octadesk?
Escrito por Bianca
atualizado
Quer saber como associar o seu catálogo de produtos às empresas cadastradas na sua base e aprender como vincular produtos e serviços a uma organização no Octadesk? Neste artigo, te mostramos como configurar esses vínculos para controlar quais itens aparecem para cada cliente no atendimento de Tickets, na Central de Ajuda e nos formulários de contato, mantendo o catálogo completo visível para a sua equipe!
O que muda quando eu vínculo um produto a uma organização?
O vínculo funciona como um filtro para o cliente, mas não restringe o catálogo disponível para os Atendentes.
Para o cliente, são exibidos somente os produtos vinculados à organização à qual ele pertence.
Se o cliente não tiver uma organização com produtos vinculados, nenhuma opção de produto será exibida.
Para o Atendente, todos os produtos continuam disponíveis.
Na edição de um Ticket, os produtos vinculados à organização do solicitante aparecem primeiro e recebem um destaque visual.
Um produto pode ser vinculado a mais de uma organização.
🐙 Dicas do Polvo!
Pense no vínculo como um filtro específico para o cliente. Ele ajuda a mostrar somente os produtos relacionados à organização, enquanto o Atendente continua tendo acesso ao catálogo completo.
Quem consegue visualizar os produtos vinculados no sistema?
O comportamento depende de quem está acessando o produto:
Onde faço o vínculo entre produtos e organizações?
O vínculo é configurado no cadastro de uma Organização já existente, na aba Produtos ou serviços.
Essa aba aparece somente depois que a Organização é salva pela primeira vez. Portanto, não é possível vincular produtos durante a criação da Organização.
Como adiciono produtos a uma organização?
Abra o cadastro da Organização que já existe.
Acesse a aba Produtos ou serviços.
Clique em Incluir produtos ou serviços.
Na janela de busca, pesquise pelo nome do produto.
Selecione um ou mais produtos. É possível selecionar vários produtos de uma vez.
Clique em Incluir para confirmar.
🐙 Dicas do Polvo!
Você pode vincular um mesmo produto a várias organizações. Não há limite informado no guia para a quantidade de organizações às quais um produto pode ser vinculado.
Como removo o vínculo de um produto com uma organização?
Na lista de produtos vinculados, localize o produto que deseja remover.
Clique no ícone de lixeira ao lado do produto.
Confirme a remoção na janela de confirmação.
A remoção desfaz somente o vínculo com aquela Organização. O produto não é excluído do catálogo e pode ser vinculado novamente à mesma ou a outra Organização.
O que o atendente visualiza na tela de edição do Ticket?
Na edição de um Ticket, no campo Produto/Serviço, os produtos vinculados à organização do solicitante aparecem primeiro na lista e recebem um pequeno ícone de identificação.
Os demais produtos do catálogo continuam disponíveis logo depois. Ou seja, o vínculo não esconde produtos do Atendente.
O que o cliente visualiza na Central de Ajuda e no formulário de contato?
Quando a funcionalidade está ativa, o cliente vê somente os produtos vinculados à sua organização.
Se o cliente não pertencer a uma organização com produtos vinculados, nenhuma opção de produto será apresentada.
Esse mesmo comportamento é aplicado à Central de Ajuda e ao formulário de contato.
🐙 Dicas do Polvo!
Se o campo de produto for obrigatório em um formulário e o cliente não tiver nenhuma opção de produto disponível, ele não conseguirá concluir o envio. Por isso, revise se o campo deve continuar obrigatório em formulários utilizados por visitantes sem organização vinculada.
Como posso realizar a transição sem impactar meus clientes?
Você não precisa cadastrar todos os vínculos de uma só vez.
Durante a configuração inicial, a recomendação descrita no guia é ocultar o campo Produto ou Serviço no formulário utilizado pela Central de Ajuda e/ou no formulário de contato. Essa opção já está disponível na edição dos formulários e não depende de uma configuração especial da funcionalidade.
O processo pode ser feito desta forma:
Após a liberação da funcionalidade, comece a cadastrar os vínculos entre produtos e organizações.
Enquanto o cadastro estiver sendo organizado, mantenha o campo Produto ou Serviço oculto no formulário da Central de Ajuda.
Revise e conclua o cadastro dos vínculos.
Quando estiver tudo pronto, torne o campo Produto ou Serviço visível novamente no formulário.
A partir da reativação do campo, o filtro por organização passa a ser aplicado para quem acessa a Central de Ajuda.
🐙 Dicas do Polvo!
A configuração dos vínculos e a exibição do filtro para o cliente podem acontecer em momentos diferentes. Assim, você consegue organizar os vínculos com calma antes de voltar a exibir o campo de produto para os clientes.
O que acontece se eu desativar a funcionalidade?
Os vínculos já cadastrados não são perdidos.
Ao desativar a funcionalidade, o sistema deixa de aplicar a regra de visibilidade e todos voltam a visualizar o catálogo completo.
Se a funcionalidade for ativada novamente, os vínculos existentes voltam a ser considerados normalmente.
Um produto pode estar vinculado a mais de uma organização?
Sim. Um mesmo produto pode ser vinculado a quantas organizações forem necessárias.
Além disso, se um cliente pertencer a mais de uma organização, ele verá a soma dos produtos vinculados a todas as organizações às quais pertence.
O que ainda não está disponível?
O guia não informa limitações adicionais além das regras descritas nesta documentação.
Também não é informado neste material um procedimento específico para ativar ou desativar a funcionalidade no ambiente. Caso essa configuração não esteja disponível para você, consulte o responsável pela administração do ambiente ou o time de TI.
Este recurso já está disponível para mim?
Quando a funcionalidade estiver liberada no seu ambiente, você poderá configurar os vínculos diretamente no cadastro das Organizações.
A aba Produtos ou serviços estará disponível para Organizações que já tenham sido salvas, permitindo adicionar ou remover produtos vinculados.
Se a funcionalidade ainda não estiver disponível no seu ambiente, o guia não apresenta um procedimento para solicitar ou realizar essa liberação.
Quais telas do Octadesk são impactadas por essa funcionalidade?
Cadastro de Organização: permite vincular produtos à Organização.
Edição de Ticket: destaca os produtos vinculados à organização do solicitante, mantendo os demais produtos disponíveis.
Central de Ajuda: filtra os produtos conforme a organização do cliente.
Formulário de contato: aplica o mesmo filtro da Central de Ajuda.
Quais são os principais termos que preciso conhecer?
Organização: cadastro ao qual podem ser associados produtos ou serviços.
Produto ou Serviço: campo utilizado para selecionar o produto ou serviço relacionado ao atendimento.
Vínculo: associação entre um produto ou serviço e uma Organização.
Catálogo: conjunto de produtos cadastrados no sistema.
Quais são as boas práticas que devo seguir?
Cadastre os vínculos entre produtos e organizações antes de tornar o filtro visível para os clientes.
Durante a transição, considere ocultar o campo Produto ou Serviço nos formulários para evitar que clientes encontrem uma lista incompleta.
Verifique se o campo Produto ou Serviço é obrigatório em formulários utilizados por visitantes sem organização vinculada.
Lembre-se de que remover um vínculo não exclui o produto do catálogo.
Revise os vínculos antes de disponibilizar novamente o campo para os clientes, especialmente quando o produto for utilizado em processos de atendimento.
A configuração dos vínculos deve refletir corretamente a relação entre cada cliente, sua Organização e os produtos ou serviços aos quais ele deve ter acesso. Dessa forma, você reduz a possibilidade de apresentar informações inadequadas e mantém a experiência de atendimento alinhada ao cadastro do cliente.