Como integrar E-mails em Tickets?

Quer saber como integrar e-mails para o atendimento dos seus tickets? Vem com a gente que vamos te contar tudo. o/

É possível configurar a abertura de tickets via e-mail em seu Octadesk, facilitando o uso desse canal na plataforma.

Atualmente é possível utilizar e-mail na Octadesk de duas formas:

Caixas de entrada da Octadesk

A caixa de entrada é o seu endereço de e-mail, o qual seu cliente usa para enviar um e-mail para você. Já a caixa de saída corresponde a como o remetente da resposta desse e-mail aparece para o seu cliente.

Para cadastrar as caixas de entrada e saída do seu Octadesk siga o passo a passo:

- Acesse a área de "Tickets" e encontre e seção "Canais";

- Após localize "E-mails" para encontrar a página "E-mails da conta".

Então, por exemplo, sempre que um ticket chegar na caixa de entrada "atendimento", as respostas serão respondidas com a caixa de resposta configurada para o "atendimento". E assim por diante com as outras caixas de entrada.

Pontos importantes:

• Na Octadesk não é possível trocar a caixa de resposta no momento que respondemos o ticket. A caixa de resposta é sempre correspondente à caixa de entrada configurada.
  
  

• Outro ponto super importante é que se você cria um ticket diretamente na plataforma, ou seja, ele não chega por um e-mail, a caixa de resposta será sempre a primeira na lista de e-mails. Não é possível mudar essa regra.

É importante ressaltar que as caixas de entrada criadas dentro da Octadesk terão sempre o domínio próprio da plataforma (@subdomínio.octadesk.com). Para mudar o domínio de resposta é preciso fazer uma configuração de domínio. Veja como fazer isso aqui.

Redirecionamento de E-mail

Vimos que configurando o domínio mudamos o e-mail de resposta com um @ próprio. Mas e o e-mail de entrada?

Para ter um @ próprio no e-mail de entrada da Octadesk, precisamos de uma outra configuração. Para isso, é preciso de uma caixa de entrada de e-mail externa, uma que sua empresa já use.

Siga os passos abaixo para ter um @ próprio no e-mail de entrada:

1. Faça login no seu provedor de e-mails;

Esta configuração não é feita na Octadesk, mas sim diretamente nas configurações do provedor de e-mail. Os provedores mais comuns no Brasil são: Gmail, Locaweb, UOL, Terra, Microsoft Exchange e alguns outros.

No exemplo vamos usar o Gmail.

2. Crie uma regra de encaminhamento;

Encontre as configurações do provedor de e-mail e procure a área de gerenciamento de regras de mensagens (No Google, por exemplo, fica em Encaminhamento e POP/IMAP).

No seu Octadesk, acesse a configuração "Tickets > E-mails" e copie a caixa de entrada principal que, no caso, é a primeira caixa de entrada.

Crie uma nova regra de encaminhamento, assim todos os e-mails enviados para a caixa de e-mail do outro provedor serão encaminhados para seu e-mail de entrada da Octadesk.

O provedor pode pedir um código de confirmação para o redirecionamento. O código é enviado para a caixa de entrada do Octadesk, ou seja, é aberto um ticket a partir disso.

Basta acessar a Octadesk e encontrar o ticket com o código.

Volte para o provedor e confirme o código e após salve as alterações.

Prontinho! Agora todos os e-mails recebidos nesta caixa de entrada serão redirecionados para a Octadesk e serão criados tickets! 😉

Opcional: Faça um teste de funcionamento da regra;

Se você quer saber mesmo se está tudo funcionando, você pode testar diretamente pelo Octadesk. Na mesma seção "E-mails" você pode fazer o teste.

Basta digitar a caixa de entrada que deve redirecionar. Um ticket será criado confirmando que está tudo certo! 😉

🐙 Dica do polvo 🐙

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