O que é o Responsável pelo contato na Octadesk?

Quer definir um Responsável pelo contato na Octadesk? Vem com a gente que vamos te ajudar nisso. o/

Você já imaginou como seria incrível um cliente ser atendido automaticamente pelo mesmo usuário quando entrar em contato com sua empresa? Na Octadesk é possível! 😁

O Responsável pelo Contato permite uma retomada de atendimento com menos dificuldade e é uma mão na roda para quem busca mais eficiência na distribuição de conversas. Esse recurso foi pensado especialmente para empresas que fazem vendas consultivas, têm ciclos longos de negociação e precisam de um recurso que auxilie na carteirização.

Importante

Esse recurso só estará disponível para clientes vigentes aos planos da tabela 2023. Clientes de planos antigos precisam mudar de plano para terem acesso ao Responsável pelo contato.

Como funciona na prática? 

Digamos que um gestor de uma empresa com um time de vendas de alta rotatividade e com grandes carteiras tem dificuldade de gerenciar sua operação e tem recebido queixas tanto de clientes (principalmente em relação à dificuldade na experiência de atendimento ao retomarem um contato) quanto de vendedores (envolvendo privacidade de negociações).

Esse gestor gasta muito tempo do seu dia distribuindo manualmente os clientes, resolvendo conflitos no time e já cogitou algumas soluções para os seus problemas, como destacar uma pessoa do time apenas para cuidar da atribuição de conversas ou utilizar um número de WhatsApp diferente para cada vendedor (o que implica em possível perda da carteira quando um vendedor sai da operação e menos controle dos atendimentos).

Com o responsável pelo contato, esse gestor agora consegue:

• Garantir que seus clientes sejam sempre atendidos pela mesma pessoa (atendimento rápido e sem dificuldade!);

• Impedir que outros vendedores atendam clientes que já tem um responsável designado (mais privacidade nos atendimentos e aquela mãozinha na gestão do time!);

• Trocar o vendedor responsável por um cliente em um clique;

• Transferir toda a carteira de um vendedor que está saindo da operação em alguns segundos (praticidade e autonomia!);

• Evitar que cada vendedor precise de um número de WhatsApp diferente para atender suas carteiras (menos complexidade!);

• Visualização rápida da carteira de vendedores específicos (informação em alguns cliques!)

Como configurar?

É possível configurar o responsável pelo contato através dessas formas:

• Preferências do chat:

Acesse a Octadesk com um perfil de administrador e acesse as configurações. Localize a seção “Geral” e clique em “Preferências”.

Com essa configuração ativada, todas as novas conversas de contatos que ainda não possuem um Responsável terão este campo preenchido automaticamente com o nome do agente que atender a conversa primeiro.

• Diretamente pelo chat: 

No chat, com a conversa aberta, acesse as opções “Dados do contato” na barra lateral direita e em seguida localizar o campo "Responsável".

• Através da Gestão de Contatos:

Na tela de "Gestão de Contatos", localize o contato e clique em cima do "Responsável" e procure o responsável:

Ou também pelo perfil completo clicando nos “três pontinhos” e em “Editar”.

No perfil completo do contato, desça a barra e encontre o campo “Responsável”, é só selecionar qual o usuário nesse campo.

Também é possível editar o responsável em massa. Basta selecionar no campo esquerdo os contatos a serem editados e clicar em “Editar responsável”.

Selecione o responsável e salve.

• Importação de dados:

Na importação de dados de Pessoas, você pode preencher sua planilha com o responsável ao importar seus contatos. Saiba mais sobre a importação de dados aqui.

Ao exportar contatos com perfil de Administrador, a informação do responsável do contato também aparece.

• Definindo o Responsável através do Bot:

No Bot, você pode fazer uma validação se seu contato já tem um responsável com a etapa “Valide uma informação”.
Veja mais sobre validações com o Bot clicando aqui.

Dentro do menu “Direcionamentos” as etapas “Direcione a conversa para… time / agente / grupo” contém a opção “Atribuir conversa para” onde você pode selecionar a atribuição para o Responsável pelo Contato:

Direcionando para agente:

Direcionando para grupo:

Caso seja um novo contato que não tenha um responsável, você pode atribuir para um agente ou grupo específico.

• Excluir usuário

Caso você exclua um usuário na sua gestão de usuários, é possível definir qual outro usuário irá ficar responsável pelos contatos:

A exclusão do usuário manda todos os contatos para um outro responsável, não é possível escolher quais contatos vão para um novo responsável.

• Integrações

É possível definir responsáveis pelo contato atráves das integrações via:

- Webhook (clique aqui);

- API (clique aqui).

Perguntas frequentes

• Qual o perfil de usuário pode se tornar um responsável pelo contato?
  Tanto Agentes como Administradores podem ter acesso a esse recurso.
  
  

• Qualquer usuário da Octadesk pode alterar o responsável pelo contato?
  Não, apenas Administradores podem alterar o responsável pelo contato. Porém, caso um contato ainda não tenha um responsável atribuído, qualquer agente pode atribuí-lo a si mesmo ou a outro usuário.
  
  

• Onde é possível visualizar ou editar o responsável por um contato?
  Nos detalhes do contato na tela de chat ou no menu “Contatos”. Nesse menu, também é possível consultar a carteira completa de um Agente/Administrador específico usando os filtros. Administradores conseguem ver todos os contatos da Octadesk, já os Agentes vêem apenas os contatos aos quais são responsáveis ou os contatos sem responsável.
  
  

• O que acontece com a carteira de clientes de um agente/administrador quando ele é excluído do Octadesk?
  Antes de confirmar a exclusão, aparece uma mensagem no Octadesk pedindo para que seja escolhido um outro usuário ativo para receber toda a carteira do agente/administrador que está sendo excluído.
  
  

• Um agente atinge o máximo de atendimentos simultâneos permitido pelas regras de seu grupo de atendimento. O que acontece se nesse momento um cliente pelo qual ele é responsável inicia uma conversa? Ela é atribuída para outro agente?
  Não, um cliente que já tem um Agente/Administrador atribuído sempre será direcionado para seu respectivo responsável.
  
  

• Se um responsável por contato está offline, o que acontece?
  O responsável pelo contato se mantém independente do status.